10 mẹo để làm ít được nhiều


"Đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh"

Chăm chỉ là tốt, nhưng “chăm chỉ” thường được người ta đánh giá quá cao nên đôi khi chúng ta quên mất bản chất cuối cùng của công việc là tạo ra kết quả mong muốn. Nếu như có cách nào đó để chúng ta làm được nhiều việc hơn mà lại bớt tốn thời gian và công sức thì quá tuyệt phải không nào?

Thực sự là có một số mẹo đơn giản có thể tạo nên sự khác biệt lớn.





1. Đặt mục tiêu

________________________________________

Bản chất của việc đặt mục tiêu không hẳn là bạn phải đạt 100%, mà nó mường tượng trong đầu bạn một cái gì đó cụ thể để bạn hướng tới, có cảm giác “sờ” được và đạt được.

Lặp mục tiêu với phương pháp S.M.A.R.T để giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng, chúng ta sẽ làm như thế nào và khi nào chúng ta đạt được.

- Specific (cụ thể - cái gì? Ở đâu? Ai?)
- Measurable (đo lường được - bao nhiêu?)
- Achievable (khả thi, có thể đạt được)
- Realistic & Relevent (thực tiễn và phải liên quan đến mục đích cần làm)
- Time-bound (có thời gian, thời hạn cụ thể)

Mục tiêu không thể mơ hồ mà phải rõ ràng. Ví dụ:
- “Tăng doanh số” -> “tăng 100 triệu vào tháng 8 bằng cách tuyển mở thêm 3 đại lý”
- “Đạt kết quả cao cuối kỳ” -> “kỳ này phấn đấu được 3.2, ôn tập xong trước tháng 5”
- “Nâng cao tiếng Anh” -> “phát âm chuẩn 41 âm cơ bản & học 500 từ vựng trong 3 tháng”
=> Giỏi Tiếng anh

2. Tạo thành thói quen hằng ngày

________________________________________


Con người là một tập hợp cũng của những thói quen. Một khi bạn lập một cái gì đó thành thói quen thì bạn sẽ làm rất nhanh, hiệu quả và bớt tốn thời gian.

Hãy “cấu trúc” lại công việc hằng ngày của bạn thành những hoạt động cụ thể vào thời điểm cụ thể, để mọi việc diễn ra suôn sẻ theo một tuyến mà không bị gián đoạn giữa chừng.

Ví dụ:
- Checkmail một ngày 2 lần vào 8 giờ sáng và 4 giờ chiều
- Online Facebook sau khi học hoặc sau khi làm việc
- Trả lời tin nhắn vào một giờ nào đó cố định (ngoại trừ những việc quan trọng và khẩn cấp)






3. Quy tắc 2 phút

________________________________________


Theo chuyên gia về hoàn thành công việc David Allen, ông cảnh báo về việc tài liệu bị tích trữ và tồn động nhiều. Thay vào đó, hãy áp dụng “quy tắc 2 phút” để giải tải và giải quyết công việc.

Khi nhúng tay vào một việc gì đó hãy nghĩ ra 3 hướng:
- Nếu hoàn thành việc đó trong 2 phút thì làm ngay
- Nếu đồng nghiệp của mình có thể làm tốt hơn thì hãy chuyển cho anh ta hỗ trợ
- Nếu tốn nhiều thời gian hơn thì để sau giải quyết vào một thời điểm cụ thể




4. Lên danh sách (list)

________________________________________


Việc lập danh sách sẽ cho bạn dễ hình dung những việc mình sẽ làm và nên ưu tiên làm việc gì. Kết hợp với mục tiêu S.M.A.R.T, bạn sẽ tập trung vào những việc quan trọng.

Ngoài ra, bạn phải làm cho danh sách của mình rõ ràng và cụ thể, ví dụ:
- “Viết một cuốn tiểu thuyết Anh ngữ” -> “Bắt đầu với 500 chữ”
- “Làm cho công ty tốt hơn” -> “Đuổi thằng Dave cẩu thả đi!”

Nếu bạn có nhiều mục tiêu. Hãy lặp ra 2 danh sách để bạn không bị rối và “hoãn sợ”:
- Danh sách ngày (gồm những việc cần làm hôm nay)
- Danh sách chủ (gồm tất cả những việc cần làm)





5. Tự động hóa những gì có thể

________________________________________


Càng giảm tải bao nhiêu bạn càng đỡ bị stress bấy nhiêu. Công nghệ là một “tên nô lệ” giúp đỡ bạn rất nhiều trong các công việc lặt vặt là có "tính chất thủ tục".

Ví dụ:
- Sử dụng các mẫu, form có sẳn khi bạn soạn thảo văn bản
- Những phần mềm nhắc nhở trên Smart-phone (có sẳn trên điện thoại)
- Những quy tắc phân loại email của Outlook hoặc Gmail
- Ghi chú mọi thứ và lưu trữ đám mây bằng Evernote
- Những tiện tích (apps) về năng suất công việc (productivity)
- ...

(còn nữa...)
© Today!
Tổng hợp và biên tập lại từ
SECRET Việt Nam
Trung tâm tiếng anh sưu tầm và chia sẽ
Website: http://secretvietnam.com