Trong những năm gần đây, xu hướng cho thuê văn phòng ảo tăng mạnh, trong đó việc cho thuê các công ty dịch vụ ngày càng nhiều.

Dịch vụ văn phòng ảo là như thế nào? Đó là doanh nghiệp, công ty khi thuê văn phòng ảo sẽ được cung cấp một địa chỉ văn phòng ở chính nơi thuê đó. Nhưng nơi này chỉ để địa chỉ liên lạc, biển hiệu, tiếp nhận thông tin… Các hoạt động khác của doanh nghiệp sẽ được thực hiện ở nơi khác để tiết kiệm chi phí. Khi có thư từ, fax… công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ tiếp nhận và chuyển cho doanh nghiệp, công ty…. Khi cần tiếp khách, cả chủ và khách sẽ đến họp tại văn phòng cũng được cung cấp bởi công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo


Tiết kiệm chi phí, đồng thời dịch vụ khách hàng được cải thiện, với đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, hệ thống nhân viên tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng chất lượng cao, địa chỉ tin cậy và hình ảnh thương hiệu đồng nhất. Đó là những lợi ích mà việc sử dụng văn phòng ảo đem lại. Doanh nghiệp chẳng có lý do để từ chối một dịch vụ tốt hơn trong khi cắt giảm đáng kể chi phí phải bỏ ra. Nhanh chóng nắm bắt những lợi ích vượt trội này, chỉ trong 2 năm, số lượng các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tăng lên nhanh chóng, bùng nổ như một trào lưu.
Theo nhận định của một số chuyên gia, sau chi phí về nhân sự thì chi phí thuê văn phòng có khuynh hướng là chi phí lớn thứ hai trong kinh doanh. Vì vậy, với mức giá cao như hiện nay sẽ làm các doanh nghiệp cân nhắc việc mở văn phòng tại VN hoặc chọn một quốc gia khác có chi phí và giá thuê cạnh tranh hơn. Theo nhận định của ông Simon Craig, trong thời gian tới nguồn cung cho thị trường văn phòng cho thuê sẽ vẫn khan hiếm hơn dịch vụ văn phòng ảo bởi hiện nay tình hình vốn khó khăn cộng với giá vật liệu xây dựng tăng cao, bên cạnh đó giá đền bù đất cũng đang tăng sẽ khiến các dự án bị chậm về tiến độ.
Tại các nước phát triển, văn phòng ảo đã được sử dụng rất phổ biến và đem lại hàng loạt cho các doanh nghiệp. Ngày càng ít người nhìn nhận dịch vụ này với con mắt e dè ngần ngại. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nếu những vấn đề pháp luật không sớm được sửa đổi, bổ sung, tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển, sử dụng văn phòng ảo sẽ còn gặp nhiều khó khăn. Tâm lý của khách hàng, đối tác cũng sẽ dần được xóa bỏ, nếu quyền lợi của họ được đảm bảo bởi hệ thống pháp luật rõ ràng, chắc chắn.
Nhưng có thể nói, sử dụng văn phòng ảo vẫn sẽ là nhu cầu cần thiết của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn, đất chật người đông. Bởi vậy, tiềm năng phát triển văn phòng ảo chắc chắn sẽ vẫn còn mở rộng cho những doanh nghiệp muốn đầu tư kinh doanh dịch vụ này.