Việc kinh doanh, liên lạc qua email công ty đã trở nên phổ biến hơn trong các doanh nghiệp. Việc giao tiếp thông qua chữ viết sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi giao tiếp bằng lời nói nếu bạn nắm được một số nguyên tắc làm việc qua email cơ bản. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp mà bạn cần phải biết.

  • Tính năng CC và BCC

Nếu như bạn dùng email cho nhiều người cùng một lúc thì bạn cần lưu ý các tính năng này:

  • Tính năng CC: Tất cả mọi người có trong danh sách nhận email đều nhìn thấy những người được nhận email google apps
  • Tính năng BCC: Người bạn gửi sẽ không nhìn thấy những người bạn cùng gửi. Nói cách khác là người đó chỉ nhìn thấy mình họ được nhận mà thôi.

Vì vậy, khi gửi email cho những người có liên quan trong công ty, bạn cần cân nhắc sử dụng CC hay BCC.

  • Đặt tiêu đề cho email

Đây chính là cách thể hiện sự tôn trọng với người nhận được đánh giá nhiều qua cách viết tiêu đề. Với những người làm việc trong công ty, công việc nhận và xử lý đều được gửi qua email. Việc đặt tiêu đề sẽ khái quát được công việc của mình. Tiêu đề đặt cần phải lưu ý một số điều sau:

  • Tiêu đề phải khái quát được nội dung
  • Không nên đặt tiêu đề quá dài
  • Không viết in hoa cả đoạn tiêu đề

Có thể đánh dấu thư quan trọng hoặc gắn nhãn email khi gửi đối với những thư có tính cấp bách.

  • Khi soạn nội dung email

Khi soạn nội dung email, bạn cần lưu ý những ý sau để không bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp:

  • Ngôn ngữ: Khi gửi email, bạn cần thận trọng về câu từ, cú pháp nhất là khi bạn gửi email cho cả nhóm. Trong tất cả email bạn nên dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
  • Văn bản: Văn bản trong email phải rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng câu từ, dấu câu hợp lý.



  • Cảm xúc trong email: Vì đây là email sử dụng trong công việc nên ngoài những cảm xúc để bày tỏ lời cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn thì bạn cần hạn chế tối đa những tình cảm người lề bởi nó sẽ làm mình thiếu chuyên nghiệp đi đấy.


  • Chữ ký

Bạn nên tập thói quen ký tên sau khi gửi email nhé. Nội dung chữ ký bao gồm: Họ tên, chức danh, doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại. Để lại chữ ký sẽ tạo độ tin cậy và tăng tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn.
Trên đây là những điều cần lưu ý khi bạn sử dụng email doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ tạo cho mình được tác phong gửi email đúng chuẩn và chuyên nghiệp.

Các bạn đăng ký email theo tên miền tại BKHOST.vn nhé!

Chi tiết liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG TRỰC TUYẾN VIỆT NAM (BKHOST.vn)


Địa chỉ: P815, Tòa B Đại Kim Building, Vũ Tông Phan, Hà Nội
Hotline: (024) 7303 8088 | (028) 7303 6066
Email: info@bkhost.vn - Website: bkhost.vn