Các cách quản lý công việc hiệu quả thông dụng

Quản lý công việc luôn là các vấn đề nan giải của không riêng cá nhân nhân viên mà toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Có cách quản lý công việc hiệu quả sẽ không những nâng cao hiệu quả công việc mà còn tiết kiệm được thời gian, kinh phí cho nhà quản trị nguồn lực.

1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng thiết yếu của bất kỳ nhân viên nào nhằm tối ưu hóa quy trình công việc để có được hiệu suất cao nhất. Đây là kỹ năng mà cá nhân vận dụng khả năng sắp xếp, tổ chức và thực hiện công việc một cách trật tự, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất.
Đối với cùng một khối lượng công việc và thời hạn deadline như nhau, nếu biết cách tổ chức sắp xếp công việc sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn mà còn có thể dành thời gian nghỉ ngơi hoặc cho các hoạt động cá nhân khác.

2. Các cách quản lý công việc hiệu quả thông dụng
a. Thống kê danh sách các công việc cần phải làm
Chắc chắc trong ngày bạn sẽ có một khối lượng công việc không ích cần phải thực hiện. Và để kiểm soát hiệu quả từng công việc bạn cần liệt kê chi tiết những nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện từ khẩn cấp với thông thường. Công vàng càng được liệt kê chi tiết, hoàn chỉnh bao nhiêu thì bạn sẽ deex dàng thực hiện và hiệu quả bấy nhiêu.
Song song với liệt kê danh sách công việc, bạn cũng cần sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc. Sau đó, để danh sách này ở nơi dễ dàng quan sát. Có thể ở sổ tay, lịch làm việc hoặc ở ghi chú trên máy tính.
Các công việc bạn cũng nên lập theo thứ tự thời gian: các công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần, trong tháng. Việc sắp xếp này cũng sẽ là động lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn.

b. Luôn đặt deadline để hoàn thành công việc đúng thời hạn
Không chỉ liệt kê sắp xếp công việc, bạn cần đặt mục tiêu giới hạn thời gian để hoàn thành công việc đó, thì bạn mới có quyết tâm và thực hiện tốt công việc. Hạn chế được tình trạng, nước đến chân rồi mới nhảy, hoặc tránh tình trạng xảy ra sai sót.
c. Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc
Nếu quan sát những người luôn hoàn thành tốt và kiểm soát tốt công việc cá nhân, bạn sẽ dễ thấy họ luôn dành một khoản thời gian dự phòng . Khoảng thời gian này rất quan trọng để dự trù các trường hợp trong may xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.
d. Dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên
Một không gian làm việc bừa bộn với hàng đống giấy tờ tài liệu sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện và kết quả công việc của bạn. Thay vì phải khó khăn tìm tài liệu trong đống giấy tờ hỗn độn hãy chăm dọn dẹp không gian làm việc, để các loại hồ sơ, giấy tờ ngăn nắp, được phân loại dễ dàng sẽ giúp sau này trong việc xử lý đỡ tốn thời gian hơn.
Các công việc cần thực hiện bao gồm: dành khoản 15p mỗi ngày sắp xếp lại hồ sơ, loại bỏ các giấy tờ không cần thiết, hủy các tài liệu nhạy cảm không dùng đến, để các tài liệu ưu tiên cần xử lý lên trên…
e. Sắp xếp công việc đúng thời điểm
Thông thường sáng sớm sẽ là thời gian mọi người cảm thấy minh mẫn nhất. Hãy tận dùng khoản thời gian này để sắp xếp các việc quan trọng, những việc đòi hỏi phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng.
 
Bên trên