Doanh nghiệp cần xây dựng các bước quản lý hồ sơ nhân viên

1. Vì Sao cần phải lưu hồ sơ nhân viên?

Sau đây là 1 số lý do để chúng ta làm rõ hơn thắc mắc vì sao cần quản lý lưu trữ hồ sơ nhân viên khoa học:
Theo quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam. Thì bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp cũng phải tuân thủ nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân viên. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ có trách nhiệm lưu trữ lại toàn bộ thông tin cá nhân của người lao động tại đơn vị, doanh nghiệp của mình.
Việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp nhà quản trị quản lý tốt nguồn lực tại đơn vị mình. Nắm bắt và đưa những định hướng phát triển nguồn lực kịp thời.
Giúp bộ phận nhân sự xử lý hoặc có cơ sở giải quyết những vấn đề phát sinh, sự cố ngoài ý muốn nếu có tranh chấp với người lao động.

2. 04 bước quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Có 2 cách để lưu trữ hồ sơ nhân viên phổ biên được các nhân sự lựa chọn. Đó là lưu trữ thủ công với các bản cứng tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Và cái thứ 2 là lưu trữ hồ sơ bằng bản mềm ở trong máy tính.
Sau đây là 04 bước giúp việc quản lý hồ sơ hiệu quả:
B1. Phân loại và sắp xếp hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ
Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp công việc quản lý của nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Bước này khá quan trọng vì nó giúp người quản lý hồ sơ thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm.
Một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo là có thể lưu trữ hồ sơ theo các mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn có thể chia thêm nhiều nhóm nhỏ nữa để quản lý. Điều này sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn khi tìm lại hồ sơ.
B2. Chọn nơi thích hợp để lưu hồ sơ
Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.
Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố:
Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc
Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm
Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…
B3. Tiến hành công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ
Khi đã đảm bảo các yêu tố như đã đề cập ở bước 1 và bước 2. Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách kho học và logic.
B4. Kiểm tra và thường xuyên cập nhật, bổ sung hồ sơ
Thường xuyên kiểm tra, cập nhật và bổ sung thêm các thông tin để đảm bảo hồ sơ đầy đủ nhất.
Kết Luận
Quản lý hồ sơ nhân viên là yếu tố cốt lõi của quản trị nguồn lực. Dù áp dụng hình thức nào, người làm công tác quản lý, lưu trữ cũng cần nắm những thông tin lưu ý để mang lại quả cao.
 
Bên trên